Trong thế giới tổ chức sự kiện, âm thanh ánh sáng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên không khí và cảm xúc cho chương trình. Tuy nhiên, rất nhiều người lần đầu thuê dịch vụ này đã từng gặp phải tình trạng báo giá cao bất hợp lý, thiết bị không đúng cam kết, hoặc phát sinh chi phí sau hợp đồng – hay như dân gian gọi là “bị chặt chém”. Vậy làm sao để thuê âm thanh ánh sáng đúng giá – đúng chất lượng – đúng nhu cầu?

Dưới đây là những kinh nghiệm thực chiến được đúc kết từ 14 năm hoạt động trong ngành của PR VIỆT Light & Sound, giúp bạn tránh những cạm bẫy phổ biến và làm chủ cuộc chơi.

1. Hiểu rõ mình cần gì – Đừng thuê theo kiểu “mù mờ”

Rất nhiều khách hàng chỉ gọi điện nói: “Tôi cần thuê âm thanh ánh sáng cho tiệc cưới/sự kiện” mà không cung cấp thông tin cụ thể. Đây là kẽ hở đầu tiên khiến bạn dễ bị báo giá cao hơn thực tế cần thiết.

Vậy bạn cần chuẩn bị thông tin gì?

• Loại hình sự kiện: tiệc cưới, ca nhạc, khai trương, hội thảo, v.v.
• Số lượng khách tham dự
• Không gian tổ chức: trong nhà hay ngoài trời? Trần thấp hay cao?
• Thời lượng sự kiện
• Kịch bản chương trình: có biểu diễn, phát biểu, trình chiếu không?

Càng rõ ràng, bên cung cấp càng dễ tư vấn đúng cấu hình phù hợp, bạn càng dễ so sánh và đàm phán giá.

2. Đừng “mắc bẫy” giá rẻ bất thường

Một sai lầm phổ biến là chọn đơn vị có giá rẻ nhất. Nhưng bạn nên nhớ: trong ngành này, thiết bị và kỹ thuật quyết định 90% chất lượng, và giá luôn đi kèm chất lượng.

Nếu bạn thấy một báo giá thấp hơn mặt bằng chung, cần đặt ra câu hỏi:

Họ dùng loa thương hiệu gì? Công suất bao nhiêu?

Micro là loại gì – có bị nhiễu hay rớt sóng?

Có kỹ thuật viên đi theo không?

Họ có hỗ trợ vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ trọn gói không?

Giá rẻ chưa chắc đã rẻ, nếu bạn phải gánh chịu hậu quả từ micro chập chờn, loa hú hoặc ánh sáng không đúng kịch bản.

3. Yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục – Không chấp nhận gói mù mờ

Một chiêu trò khác của đơn vị thiếu uy tín là báo giá trọn gói, nhưng không liệt kê chi tiết từng thiết bị.

Bạn cần yêu cầu rõ:

• Có bao nhiêu loa, loại gì, công suất bao nhiêu?
• Micro là loại gì, bao nhiêu cái?
• Mixer là model nào? Có equalizer không?
• Hệ thống đèn gồm những gì: beam, par led, moving head, khói, laser...?
• Có bao nhiêu kỹ thuật viên trực theo sát chương trình?

Việc minh bạch từng hạng mục sẽ giúp bạn so sánh giá giữa các đơn vị một cách chính xác và công bằng.

4. Kiểm tra nguồn gốc thiết bị và kinh nghiệm kỹ thuật viên

Một hệ thống có thể nhìn hoành tráng, nhưng nếu dùng thiết bị không chính hãng hoặc kỹ thuật viên thiếu kinh nghiệm, thì vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro như:

Loa bị hú giữa chương trình

Micro nhiễu sóng, rớt tiếng

Đèn sai màu, lệch hiệu ứng theo kịch bản

Bạn nên hỏi rõ các yếu tố sau trước khi quyết định thuê:

Thiết bị là của hãng nào (JBL, Shure, Soundcraft… hay hàng OEM)?

Có video/sự kiện mẫu đã từng thực hiện?

Có bảo hành hoặc đổi thiết bị nếu trục trặc không?

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ luôn cung cấp thiết bị rõ nguồn gốc và sẵn sàng cam kết chất lượng vận hành.

5. Hợp đồng rõ ràng – Bảo vệ quyền lợi khách hàng

Tuyệt đối không làm việc bằng lời nói hay tin nhắn miệng. Bạn cần yêu cầu một hợp đồng chính thức, có chữ ký, đóng dấu, ghi rõ các điều khoản sau:

Thời gian giao thiết bị, thời gian lắp – chạy thử – tháo dỡ

Danh mục thiết bị

Số lượng kỹ thuật viên đi kèm

Trách nhiệm nếu xảy ra sự cố

Cam kết không phát sinh chi phí

Một bản hợp đồng rõ ràng là lá chắn bảo vệ bạn khỏi những tình huống “bẻ kèo” hoặc ép tăng giá phút chót.

6. Đừng ngại tham khảo từ người có kinh nghiệm hoặc chuyên gia

Nếu bạn là người mới, chưa có kinh nghiệm tổ chức, tốt nhất nên tìm sự trợ giúp từ người từng làm sự kiện hoặc đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.

Ngoài ra, có thể tra cứu các đánh giá, bình luận từ khách hàng cũ của đơn vị cho thuê qua Google, Fanpage, hoặc các group cộng đồng về tổ chức sự kiện.

7. Ưu tiên đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm – Không chỉ là thiết bị mà là sự an tâm

Một đơn vị đã từng cho thuê âm thanh ánh sáng hàng trăm sự kiện sẽ có quy trình vận hành chuyên nghiệp, khả năng xử lý sự cố tốt, và tư duy làm nghề lâu dài.

Ví dụ, PR VIỆT Light Sound – với 14 năm kinh nghiệm, đã phục vụ hơn 3.000 sự kiện từ hội nghị cao cấp đến show âm nhạc, luôn đảm bảo:

• Báo giá minh bạch – không phát sinh ẩn
• Thiết bị chính hãng – bảo trì thường xuyên
• Kỹ thuật viên đi kèm hỗ trợ xuyên suốt
• Dịch vụ trọn gói – không để khách phải lo

Kết luận: “Đừng để bị chặt chém vì thiếu hiểu biết – hãy trở thành người thuê thông thái”

Thuê âm thanh ánh sáng không chỉ là một giao dịch mua – bán dịch vụ. Đó là quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Đừng vì ham rẻ hay thiếu thông tin mà đánh đổi bằng trải nghiệm kém chuyên nghiệp.

Hãy nhớ 7 bí kíp trên, bạn sẽ không chỉ thuê được dịch vụ đúng giá – đúng chất lượng, mà còn tiết kiệm được thời gian, công sức và giữ được uy tín trong mắt khách mời.